Workshop-Inhalte

Was ist der Plan der Planung
Der Plan der Planung ist die Anordnung von Aufgaben, die bei Projektstart immer durchgeführt werden müssen, um eine erste Übersicht über die Termine und Kosten zu erhalten, die sich dadurch ergeben, dass die Leistungen entsprechend der Aufgabenstellung geplant werden. Am Ende ergibt sich eine Kostensummenlinie, die die Kosten aller Arbeitspakete beinhaltet, die im Projekt entsprechend der Planung abgearbeitet werden müssen.

Kurz: ''Es wird stets so sein, dass am Ende des Workshop-Tages plausible Kosten und den Endtermin für die Abarbeitung von Arbeitspaketen entsprechend der Szenarien-beschreibung abgeliefert werden. Am Ende stehen also schlicht die schlüssigen Antworten auf die beiden Fragen: "Was kostet es?" und "Wie lange dauert es?"''.

Als Planungsergebnisse bzw. -dokumente haben wir bei unserem Meeting am 11.12.2011 in Frankfurt folgende Dokumente gefunden, die im Laufe des Tages zu erarbeiten sind. Die Dokument-Details (Medien, Formate, Inhalte, Bemerkungen) findet man auf der jeweiligen Wiki-Seite. Als Vorlage hat die Beispiel-Agenda von RMT gedient (A4-Kopie mit blauen, grünen, roten und gelben Rechtecken/Polyedern).

PdP-Dokumente

 * 1) Ressourcenpool
 * 2) Spielregeln
 * 3) Parking-Lot
 * 4) Annahmen
 * 5) Name & Logo
 * 6) Plan der Planung (Dokumentenmatrix)
 * 7) Big Picture
 * 8) PdP-Projektziele
 * 9) Organigramm
 * 10) Projektsteckbrief
 * 11) Projektumfeld-Analyse
 * 12) Stakeholder-Analyse
 * 13) * Stakeholder-Tabelle
 * 14) * Stakeholder-Portfolio
 * 15) Kommunikationsmatrix
 * 16) Risikoanalyse
 * 17) * Risiko-Tabelle
 * 18) * Risiko-Portfolio
 * 19) Phasenplan
 * 20) Briefing für Zwischenpräsentation
 * 21) Projektstrukturplan
 * 22) Netzplan
 * 23) Termin- Balkenplan
 * 24) Einsatzmittel-Liste
 * 25) Kostenplan
 * 26) * Kostenganglinie
 * 27) * Kostensummenlinie
 * 28) Agenda für Abschluss-Präsentation
 * 29) Finalisierung Projektsteckbrief

Unsere Planung der Planung

 * Nicht direkt lesen!!
 * Sondern:
 * Gruppenrunde machen (Ressourcen-Portfolio mit Skills und PL-Erfahrung anlegen -> ggf. PL-Auswahl anhand der PL-Erfahrung)
 * Name & Logo klären (einfache Varianten)
 * Regeln aufstellen
 * Dokumentenmatrix erstellen, mit den Spalten:
 * Zeit (Plan)
 * Zeit (Ist)
 * PdP-Arbeitspaket oder WS-Phase (bei Unklarheit entscheidet PL!)
 * breite Spalten Extern und Intern, in die die
 * Ergebnis-Dokumente eingeordnet werden (siehe Fotos)
 * Dokument für Annahmen erstellen
 * Parking-Lot erstellen (ggf. unterteilen in Fragen und Risiken, PL entscheidet)
 * Dokument-Templates erstellen (PL vergibt per Zuruf die Anfertigung der Templates)
 * "Unabhängige" Dokumente erstellen: (PL entscheidet, ob das gemacht wird oder nicht. Diskurs "Schlafende Hunde wecken" vs. "Auf Störung vorbereitet sein" blieb bislang ergebnislos)
 * Beispiel-Arbeitspaket
 * Beispiel-Bericht
 * Textverständnis herstellen, einer liest vor, die anderen markieren
 * Ziele (sofern Team groß genug: 1 Team-Mitglied für (Termine & Kosten), Leistungen, Sozial)
 * Stakeholdern (1 Team-Mitglied)
 * Risiken (1 Team-Mitglied)
 * Big Picture zeichnen
 * PL stimmt sich mit AG ab
 * Projektsteckbrief beginnen
 * Eigentliche Erstellung/Befüllung der Dokumente (Ziele, Umfeld, etc)

Es wurde nicht abschließend geklärt, welche Punkte das Team gemeinsam bearbeitet. Zu Anfang müssen auf jeden Fall zusammen abgearbeitet werden:
 * Big Picture
 * Projektstruktur-Klärung
 * Ziele

Am Nachmittag ist die Erarbeitung der Ergebnisse i.d.R. nicht paralellisierbar, weil die Schritte bis zur EM-Ganglinie aufeinander aufbauen. Es wurde allerdings überlegt, ob ein PL eine Liste von Aufgaben hat, die unabhängig erledigt werden kann, wenn jemand im Team "idelt". Hierzu brächten wir ein virtuelles Brainstorming.

PdP-Bilder des Treffens vom 29.11.2011
Ich habe die Bilder nur in der Roh-Form als zip-Archiv (und nicht zuletzt als dezentrales Backup :-) auf einen Dropbox-Account hoch geladen, wo man sie herunter laden kann (Achtung: 39 MB!).

Btw.: Ich nutze Dropbox das erste mal und aus sicherheitstechnischer Sicht scheint mir dieses Angebot eher eine Seuche zu sein. Daher zur Sicherheit MD5- und SHA256-Summen:

PdP-Bilder des Treffens vom 11.12.2011
Ich habe zunächst die Bilder in der Roh-Form als zip-Archiv (und nicht zuletzt als dezentrales Backup :-) auf den o.g. Dropbox-Account hoch geladen, wo man sie herunter laden kann (Achtung: 26 MB!).

Zur Sicherheit wieder die Prüfsummen:

Hier die wesentlichen Bilder etwas nachbearbeitet:

PdP-Arbeitspakete mit expliziter Nennung
Das Bild ist gegenüber dem Original verkleinert und mit Anmerkungen versehen (blauer Text). Zusätzliche Dokumente (Ressourcen-Matrix, etc.) wurden hier nur fragmentarisch angefertigt und wurden nicht fotografiert.

Zum Vorgehen: Es wurde zunächst der zeitliche Rahmen in 30Min-Schritten vorgegeben, der dann mit Arbeitspaketen gefüllt, dann erst mit den Präsentationsterminen und den Ergebnis-Dokumenten versehen wurde. (Meinung PK: Mit einem so feingliedrigen Zeitkorsett steigt der Aufwand, die Zeiten oft korrigieren zu müssen.) Tip um sich das Photo in der vollen Größe ansehen zu können,

PdP-Arbeitspakete als Phasen
Das Vorgehen war hier, dass von den Meilensteinen des Workshop-Tages (Präsentationen um 12 bzw. 16:30) ausgegangen wurde und dann Phasen definiert wurden.